1. INTRODUÇÃO
A Escrituração Fiscal Digital - EFD é um arquivo digital, que se constitui de um conjunto de escriturações de documentos fiscais e de outras informações de interesse dos Fiscos das unidades federadas e da Secretaria da Receita Federal do Brasil, bem como de registros de apuração de impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte. Este arquivo deverá ser assinado digitalmente e transmitido, via Internet, ao ambiente SPED.
Seu regramento normativo oriundo de diversos atos legais por vezes gera dúvidas acerca de sua aplicação, preenchimento dos registros, entre outros aspectos. Com o intuito de elucidar as dúvidas mais comuns dos contribuintes desta obrigação acessória, estamos publicando as principais perguntas e respostas, com fulcro no material disponibilizado pelo Portal Nacional do sistema de escrituração pública digital.
2. CONSIDERAÇÕES IMPORTANTES
Insistimos em salientar, primeiramente, que este trabalho é uma seleção criteriosa das perguntas mais frequentes enviadas ao Portal do SPED, que trazemos com a finalidade de proporcionar ao Assinante uma nova fonte de pesquisa, destacando que as respostas a estas indagações não poderão ser utilizadas como embasamento legal, por não se tratar de consulta tributária oficial.
3. PERGUNTAS FREQUENTES - SPED FISCAL
3.1 - Conceitos Gerais
1) Existe um arquivo SPED + EFD + ECD?
O SPED - Sistema Público de Escrituração Digital abrange, entre outros, os subprojetos EFD - Escrituração Fiscal Digital e ECD - Escrituração Contábil Digital. Cada um deles deve ser apresentado em arquivo separado.
2) Quantos arquivos devem ser enviados?
Um arquivo para cada mês-civil de apuração dos impostos (ICMS e IPI).
3.2 - Certificação Digital
1) A pessoa jurídica que possui estabelecimentos filiais, obrigados à EFD, deverá adquirir certificado digital (e-CNPJ) para cada CNPJ a fim de assinar os arquivos digitais? Alternativamente, os arquivos digitais de todos os seus estabelecimentos poderão ser assinados com o certificado digital da pessoa física (e-CPF) responsável perante o CNPJ?
O certificado digital (e-CNPJ) de um determinado estabelecimento poderá assinar o arquivo da matriz e de suas filiais, bem como o e-CPF do representante legal da matriz cadastrado na RFB poderá assinar os arquivos das filiais.
2) Quem pode assinar a EFD?
O signatário da escrituração deverá atender a uma das seguintes condições:
a) ser o informante da escrituração:
a.1) se o informante for pessoa jurídica: a base do CNPJ (8 primeiros dígitos) do certificado do assinante deverá ser a mesma do informante da escrituração (campo CNPJ do registro 0000). Somente será aceito certificado de pessoa jurídica (e-CNPJ ou e-PJ);
a.2) se o informante for pessoa física: o CPF do certificado do assinante deverá ser o mesmo do informante da escrituração (campo CPF do registro 0000. Somente será aceito certificado de pessoa física (e-CPF);
b) ser representante legal do informante da escrituração:
b.1) se o signatário da escrituração constar no Sistema CNPJ como representante legal do informante da escrituração;
b.2) perante o Cadastro do CNPJ, o do representante legal da empresa é único e isto o qualifica para assinar a EFD de qualquer das filiais;
c) ser procurador do informante da escrituração:
c.1) se o signatário da escrituração estiver atuando como procurador do declarante da escrituração devidamente habilitado no Sistema de Procuração Eletrônica com procuração para assinar escrituração fiscal em nome desse.
A procuração deverá estar válida na data da transmissão do arquivo da escrituração fiscal. O tipo de certificado pode ser A1 ou A3.
3) Como deve ser assinada a EFD?
O arquivo da EFD comporta apenas uma assinatura digital. O contribuinte poderá adotar a modalidade que melhor lhe convier:
a) o e-PJ ou e-CNPJ que contenha a mesma base do CNPJ (8 primeiros caracteres) do estabelecimento;
b) o e-PF ou e-CPF do representante legal da empresa no cadastro CNPJ;
c) a pessoa jurídica ou a pessoa física com procuração eletrônica cadastrada no site da RFB. Neste caso, a procuração assina por um estabelecimento.
4) Como obter um certificado digital?
O certificado digital pode ser obtido através de qualquer entidade certificadora, como a RFB. Na página www.receita.fazenda.gov.br, você poderá encontrar as respostas para suas dúvidas. Clicar no “banner” de Certificação Digital.
5) Sobre a assinatura do arquivo digital da EFD, usamos um equipamento de segurança (HSM) para armazenamento e guarda dos certificados digitais. O aplicativo PVA não tem acesso aos certificados, pois o mesmo se limita a procurar certificados instalados na máquina local. Isso vai continuar assim? Poderemos assinar o arquivo externamente e importar o arquivo já assinado para o PVA?
O PVA (Programa de Validação e Assinatura) procura somente certificados instalados na máquina, não sendo permitido assinar por qualquer outro processo. Não há previsão de ajuste no PVA neste sentido.
6) O validador não localiza certificados digitais emitidos pela SERASA, mas estes funcionam normalmente em outras aplicações. O erro apresentado é “nenhum certificado com as características necessárias foi encontrado”. Para assinar a escrituração o certificado precisa pertencer a ICP Brasil e o CPF do certificado deverá ser igual ao CPF do respectivo signatário”. O que devo fazer?
Alguns certificados, como os emitidos pela SERASA, necessitam de uma atualização ou instalação de um driver. Entre em contato com a entidade certificadora para adquirir este driver.
3.3 - Periodicidade
1) Qual a periodicidade da EFD?
Os arquivos da EFD têm periodicidade mensal e devem apresentar informações relativas há um mês civil ou fração, ainda que as apurações dos impostos (ICMS e IPI) sejam efetuadas em períodos inferiores há um mês, segundo a legislação de cada imposto.
3.4 - Legislação
1) Onde se encontra a Legislação aplicável à EFD?
A Legislação geral aplicável à EFD encontra-se no endereço http://www1.receita.fazenda.gov.br/sped-fiscal/legislacao.htm. A Legislação específica de cada Estado deve ser consultada no site da Secretaria de Fazenda do contribuinte.
3.5 - Leiaute
1) Onde se encontra o leiaute para a geração do arquivo da EFD?
O leiaute para geração do arquivo da EFD, previsto no Anexo Único do Ato COTEPE nº 09/08 e alterações, encontra-se no endereço http://www1.receita.fazenda.gov.br/sped-fiscal/legislacao.htm.
2) Como obter a versão correta de leiaute para a EFD?
A versão do leiaute vigente a partir de janeiro de 2009 é o estabelecido pelo Ato COTEPE/ICMS nº 09/08, e suas alterações.
3) O que significa dizer que o arquivo da EFD é hierárquico?
Significa que os registros filhos devem ser lançados logo após o registro pai. Como exemplo, havendo mais de um registro C100, após o primeiro, todos os seus filhos devem ser informados, e só então o próximo registro C100 deve ser informado.
Para mais detalhes, ver Seção I do Capítulo 2 do Guia Prático do Usuário, versão 1.0.4.
4) Como lançar vários documentos do mesmo tipo?
O arquivo é hierárquico. Sendo assim, devem ser prestadas todas as informações do primeiro documento, antes de iniciar o próximo documento. Como exemplo, para vários documentos fiscais modelo 1, devem ser apresentados o C100 e seus filhos, para só depois lançar o próximo C100.
3.6 - Tamanho de Campo
1) Qual o tamanho máximo para campos alfanuméricos sem indicação expressa?
Todos os campos alfanuméricos terão tamanho máximo de 255 caracteres, exceto se houver indicação distinta, conforme item 2.2.3 do Manual de Orientação anexo ao ATO COTEPE nº 09/08.
2) Como registrar as informações complementares que excedam o tamanho do campo TXT_COMPL do registro C110?
Podem ser informados tantos registros C110 quantos forem necessários.
3.7 - Inscrição Estadual “Isenta”
1) Como tratar as empresas que não são contribuintes de ICMS, com Inscrição Estadual “ISENTA”?
Informe o campo vazio (||), se não existe a informação. É vedado utilizar a expressão “ISENTA” como conteúdo do campo.
3.8 - Aquisição de Serviços de Comunicação e Telecomunicação
1) Quais registros devem ser informados na aquisição de serviços de comunicação e telecomunicação?
Devem ser informados os registros D500 e D590.
3.9 - Serviços de Transporte
1) Quais registros devem ser informados nas entradas e saídas quando o contribuinte for adquirente ou prestador de serviços de transportes?
Na aquisição de serviços de transportes, devem ser informados os registros D100 e D190. Na prestação de serviços de transportes, D100 e filhos e/ou D300 e filhos.
2) O contribuinte de ICMS e/ou IPI que for tomador de serviço de transporte de mercadorias deve preencher o Bloco D?
Qualquer empresa contribuinte de ICMS e/ou IPI que for tomadora de serviço de transporte deve preencher os registros específicos do bloco D, mesmo que não tenha direito a crédito.
3.10 - Cadastros
1) Os cadastros registrados na EFD (tais como fornecedores, itens, clientes e outros) serão enviados de acordo com o movimento do mês ou na totalidade, incluindo os que não foram movimentados?
Devem ser informados apenas os cadastros dos fornecedores, clientes e produtos referenciados nos demais blocos da EFD do período.
3.11 - NCM
1) O campo COD_NCM fica dispensado do preenchimento quando o tipo de item informado no campo TIPO_ITEM for igual a 07 - Material de Uso e Consumo; ou 08 - Ativo Imobilizado; ou 09 - Serviços; ou 10 - Outros insumos; ou 99 - Outras?
Sim, o campo COD_NCM não precisa ser preenchido nos casos citados.
3.12 - Combinação CST, CFOP, Alíquota
1) Como devem ser informados os campos referentes ao Código da Situação Tributária, ao CFOP ou à Alíquota do ICMS, para documentos em que não há tal informação?
Para os documentos fiscais que não trazem explicitamente a informação referente à combinação Situação Tributária, CFOP e Alíquota do ICMS, esta combinação está implícita, quando é debitado/creditado ou não o ICMS ou ICMS/ST, devendo ser informada.
2) O que quer dizer a combinação CST_ICMS, CFOP e Alíquota do ICMS?
A combinação equivale a separar os registros correspondentes a cada um dos agrupamentos e totalizar os valores.
3.13 - Perfil
1) O perfil do contribuinte pode ser alterado?
Sim, a critério da unidade federada.
2) Pode haver diferença de perfil para estabelecimentos de uma mesma empresa situados em unidades da Federação diferentes?
Sim. O perfil é determinado pela unidade federada do domicílio do estabelecimento do contribuinte.
3) O que é o perfil de enquadramento?
O perfil de enquadramento determina os registros a serem apresentados. Regra geral, o perfil “A” determina a apresentação dos registros mais detalhados e o perfil “B” trata das informações de forma sintética (totalizações por período: diário e mensal). O perfil “C”, embora existente no leiaute, ainda não foi implementado.
3.14 - Prazo de Entrega
1) Qual o prazo para entrega da EFD?
O prazo de entrega da EFD é definido pelas Administrações Tributárias Estaduais. A regra geral está estabelecida no Ajuste SINIEF nº 02, de 2009, cláusula décima segunda.
A cláusula décima segunda do Ajuste SINIEF nº 02/09 prevê:
“Cláusula décima segunda - O arquivo digital da EFD deverá ser enviado até o quinto dia do mês subsequente ao encerramento do mês da apuração.
Parágrafo único - A administração tributária da unidade federada poderá alterar o prazo previsto no caput.”
Excepcionalmente, os arquivos da EFD, referentes aos meses de janeiro a agosto de 2009, poderão ser entregues até o dia 30 de setembro de 2009 (Ato COTEPE/ICMS nº 15/2009).
3.15 - Conta Contábil
1) Nos registros em que são solicitados os códigos das contas contábeis (campo COD_CTA), deve ser utilizado o plano de contas da empresa ou o referencial da ECD?
Informar o código da conta analítica, de acordo com o plano de contas utilizado pelo informante da EFD e não pelo referencial da ECD. Exemplos: Estoques, receitas, despesas, ativos. Deve ser a conta credora ou devedora principal, a critério do informante, podendo ser informada a conta sintética (nível acima da conta analítica).
3.16 - Regime Especial
1) Serão mantidos os regimes especiais concedidos aos contribuintes obrigados à EFD?
Consultar a Administração Tributária da unidade federada que concedeu o regime especial.
3.17 - AIDF - Autorização Para Impressão de Documento Fiscal
1) Nos registros referentes aos documentos fiscais, não há campo para informar a AIDF. Como as Secretarias de Fazenda farão para dar baixa nos formulários autorizados?
Não há previsão da baixa por utilização de AIDF na EFD. Algumas obrigações acessórias irão permanecer por algum tempo. Observe-se que com a adoção da NF-e a referida autorização entrará em desuso para os modelos 1/1A.
3.18 - Operação Sem Crédito/Débito
1) A coluna “Outras”, relacionada às operações sem crédito/débito, foi excluída da EFD?
O campo CST identifica o valor correspondente ao que era registrado na coluna “Outras” no livro em papel.
3.19 - Código da Situação Tributária - CST
1) Entrada/Aquisição - Quais CST devem ser informados na entrada/aquisição de material para uso e consumo tributado integralmente (000), considerando que não há direito ao crédito do ICMS e do IPI?
Para o ICMS, se o material de consumo for de origem nacional, utilizar o CST_ICMS 090.
Para o IPI, usar o código 49.
3.20 - Unidade de Medida
1) Há alguma restrição quanto ao uso de alguma unidade de medida?
Não. A tabela deve ser criada e mantida pelo informante do arquivo, com as unidades de medida comumente utilizadas na prática comercial.
2) Conversão - Como devo informar o registro 0220 quando há mais de um fator de conversão para a mesma unidade de medida?
O fator de conversão é informado por item, comportando mais de um fator para o mesmo item.
3.21 - Industrialização
1) Como deve ser informada uma operação de retorno de produto remetido para industrialização?
Devem ser informados tanto o produto enviado para industrialização quanto os materiais aplicados (se houver) e o serviço prestado, conforme discriminados no documento fiscal. Exemplo: No caso de retorno de beneficiamento - informar um registro C170 para cada item: produto enviado para beneficiamento; materiais aplicados e o serviço prestado. Informar também os registros C110 e C113.
3.22 - SINTEGRA e EFD
1) Contribuintes obrigados à EFD continuam obrigados ao arquivo SINTEGRA?
Os arquivos do SINTEGRA poderão ser dispensados pela Legislação Estadual para os contribuintes obrigados à EFD. O contribuinte deve se certificar se a SEFAZ do seu domicílio dispensou a entrega do SINTEGRA.
3.23 - Base de Cálculo
1) Documento sem base de cálculo - O PVA aceita uma Nota Fiscal com destaque do ICMS, mas sem base de cálculo?
Sim. A Nota Fiscal deve ser informada como código de situação 08 (documento fiscal emitido com base em regime especial ou norma específica), no registro C100.
3.24 - RPA - Frete
1) Recibo de Pagamento de Autônomo - Como informar os dados relativos ao frete contratado de transportador autônomo ou transportador domiciliado em unidade da Federação diversa da unidade da Federação do tomador?
Informar no registro C110 os dados exigidos na Legislação Fiscal (valor do frete, base de cálculo, ICMS retido e outros).
Se já há o documento de arrecadação referente ao recolhimento do ICMS, esta informação deve ser prestada no registro C112.
Havendo direito ao crédito referente ao ICMS sobre o frete, o lançamento deste pode ser feito através do registro C197, que se refere aos ajustes da tabela 5.3 do Ato COTEPE/ICMS nº 09/08, ou do registro E111, que se refere aos ajustes da tabela 5.1.1 do Ato COTEPE/ICMS nº 09/08.
O uso de um ou outro registro para o ajuste depende da Legislação de cada unidade federada.
3.25 - IPI
1) Como registrar crédito de IPI na aquisição de insumos, fornecidos por comerciante atacadista não-contribuinte, calculado pelo adquirente mediante aplicação da alíquota a que estiver sujeito o produto sobre 50% (cinquenta por cento) do seu valor (Art. 165 do RIPI/2002)?
A NF, sem destaque do IPI, deve ser lançada no registro C100 e filhos, normalmente, e o crédito deve ser apropriado por meio de ajuste no registro E530.
3.26 - Aquisição de Mercadorias Fornecidas Por Contribuintes Optantes Pelo SIMPLES NACIONAL
1) Como proceder ao registro de crédito de ICMS na aquisição de mercadorias fornecidas por contribuintes optantes pelo SIMPLES NACIONAL, que não destacam ICMS na Nota Fiscal, mas que geram direito ao crédito?
A NF, sem destaque do ICMS, deve ser lançada no registro C100 e filhos, normalmente, e o crédito deve ser apropriado por meio de ajuste fiscal, de acordo com a Legislação de cada UF. Para os estabelecimentos domiciliados na UF que publicou a tabela 5.3 do Ato COTEPE/ICMS, informar o ajuste no registro C197. Para os demais estabelecimentos, efetuar o ajuste no registro E111, utilizando a tabela 5.1.1 do mesmo Ato.
Fonte: Portal do Sistema de Escrituração Pública Digital.
