1. INTRODUÇÃO
As pessoas jurídicas optantes pelo regime do lucro presumido ou enquadradas no Simples Nacional estão sujeitas a observar determinadas regras no que tange ao cumprimento de obrigações exigidas pela legislação do Imposto de Renda.
A pessoa jurídica que optar pela tributação com base no lucro presumido ou enquadrada no regime do Simples Nacional deverá manter (art. 45 da Lei nº 8.981/1995 e art. 61 e 62 da Resolução CGSN nº 94/2011):
a) livro Caixa, no qual deverá escriturar toda a movimentação financeira, inclusive bancária;
b) livro Registro de Inventário, no qual deverão constar registrados os estoques existentes no encerramento do ano-calendário;
c) em boa guarda e ordem, enquanto não decorrido o prazo decadencial e não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes, todos os livros de escrituração obrigatórios por legislação fiscal específica, bem como os documentos e demais papéis que serviram de base para a escrituração comercial e fiscal.
As pessoas jurídicas mencionadas estarão dispensadas da escrituração do livro Caixa caso mantenham escrituração contábil nos termos da legislação comercial.
2. ESCRITURAÇÃO NO LIVRO CAIXA
A pessoa jurídica submetida ao regime de tributação simplificada deverá escriturar no livro Caixa toda a movimentação financeira, inclusive bancária.
A movimentação financeira, neste caso, compreende todos os ingressos e saídas de numerário de forma globalizada, isto é, abrangendo toda a movimentação feita através do caixa e de bancos.
O livro Caixa é único, isto significa, por exemplo, que a transferência de numerário entre matriz e filial e vice-versa não deve ser registrada, uma vez que o saldo de caixa não é alterado. Da mesma forma, a transferência de numerário do “caixa” para “banco” e vice-versa ou de “banco” para “banco” não é escriturada.
Portanto, o livro Caixa funcionará como “Caixa/Bancos”, efetuando o registro dos recebimentos e dos pagamentos, partindo de um saldo inicial, representativo da soma dos saldos das disponibilidades existentes no início do ano-calendário ou das operações da empresa.
Assim, exemplificando:
a) saldo existente em Caixa no dia 01.01.2012 - R$ 1.200,00;
b) saldo existente no Banco Alfa S.A. no dia 01.01.2012 - R$ 18.600,00;
c) saldo existente no Banco Beta S.A. no dia 01.01.2012 - R$ 12.400,00.
De acordo com o exemplo, o saldo de caixa, no dia 01.01.2012, corresponderá a R$ 32.200,00.
3. CRITÉRIOS DE ESCRITURAÇÃO DO LIVRO CAIXA
A escrituração do livro Caixa, conforme já comentamos, é obrigatória para as pessoas jurídicas optantes pelo regime de tributação do lucro presumido ou enquadradas no Simples Nacional e que não mantenham escrituração contábil na forma exigida pela legislação comercial.
Conforme o § 6º do art. 61 da Resolução CGSN nº 94/2011, o Livro Caixa das empresas optantes pelo Simples Nacional deverá ser escriturado por estabelecimento.
3.1 - Quanto ao Saldo Inicial a Considerar
O saldo inicial a ser considerado no livro Caixa, no início do ano-calendário, será o seguinte:
a) para as empresas que mantiveram escrituração contábil no ano-calendário anterior, o saldo inicial do livro Caixa será composto pelos valores constantes das seguintes contas:
a.1) Caixa;
a.2) Bancos c/Movimento;a.3) Aplicações Financeiras de Curto Prazo;
b) para as empresas que não mantiveram escrituração contábil e que, no ano-calendário anterior, estiveram obrigadas à escrituração do livro Caixa, o saldo inicial corresponderá ao próprio saldo final desse livro no referido ano-calendário.
3.2 - Quanto à Forma de Escriturar
A legislação do Imposto de Renda não faz nenhuma determinação quanto à forma de escrituração do livro Caixa, mencionando apenas o seu conteúdo e a sua periodicidade.
Desta forma, para que o livro Caixa atenda as exigências legais, deve representar com clareza os fatos nela registrados, observando-se o seguinte:
a) do lado do débito: serão registrados todos os ingressos de recursos financeiros diretamente no caixa da empresa ou em suas contas bancárias;
b) do lado do crédito: serão registradas todas as saídas de recursos financeiros, em dinheiro ou por meio de emissão de cheques ou, ainda, mediante autorização de débito em conta corrente bancária;
c) os documentos deverão ser organizados em ordem cronológica crescente para efetuar o registro, e conservados em boa guarda enquanto não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes;
d) o registro deverá ser de forma individualizada, podendo ser agrupado quando não prejudicar a identificação, devendo, neste caso, manter documento auxiliar detalhado;
e) o histórico deverá ser resumido, porém claro e preciso.
A empresa poderá, a seu critério, adotar modelo próprio de livro Caixa ou adquirir modelos comercializados pelas papelarias especializadas. A escrituração do livro Caixa poderá ser feita por processamento de dados.
Se a escrituração do livro Caixa for feita por processamento de dados, deve-se observar os seguintes procedimentos:
a) lavrar os termos de abertura e encerramento;
b) numeração sequencial dos formulários; e
c) após concluída a escrituração, os formulários (incluindo os termos de abertura e de encerramento) deverão ser encadernados.
3.3 - Quanto às Rotinas de Escrituração do Livro Caixa
a) Pagamentos efetuados através de cheque:
Os pagamentos, em geral, efetuados através de cheques, inclusive pré-datados, deverão ser normalmente registrados na data de ocorrência de cada pagamento, na coluna “Saídas” do livro Caixa. Referidos pagamentos deverão ser comprovados através de documentação hábil e idônea (Nota Fiscal, duplicata, recibo de salário, guia de recolhimento, etc.).
b) Recebimentos efetuados através de cheque:
Os valores recebidos através de cheques, inclusive pré-datados, relativos a vendas, quitação de duplicatas mantidas em carteira, etc., deverão ser registrados, na coluna “Entradas” do livro Caixa, na data do evento.
c) Aplicações financeiras de renda fixa:
As aplicações financeiras de renda fixa a curto prazo (fundos de investimento financeiro) não devem ser escrituradas no livro Caixa. Da mesma forma, o valor correspondente ao resgate dessas aplicações não será escriturado no referido livro.
Nesse tipo de aplicação, a pessoa jurídica deverá registrar na coluna “Entradas” do livro Caixa o rendimento líquido auferido, ou seja, rendimento bruto menos Imposto de Renda na Fonte. O valor do rendimento a ser escriturado no livro Caixa é aquele informado no extrato de aplicações financeiras fornecido pela instituição financeira.
Por sua vez, tratando-se de aplicação em Certificado de Depósito Bancário (CDB) ou Recibo de Depósito Bancário (RDB), o valor aplicado será consignado na coluna “Saídas” do livro Caixa. Por ocasião do resgate, o valor da aplicação acrescido do rendimento líquido será escriturado na coluna “Entradas” do livro Caixa.
No livro Caixa serão efetuados os seguintes registros:
1 - na coluna “Saídas”, o valor correspondente ao custo de aquisição;
2 - na coluna “Entradas”, o valor de transmissão mais o ganho auferido deduzido do Imposto de Renda na Fonte.
f) Débitos em conta corrente:
Os débitos em geral, efetuados em conta corrente, tais como: tarifas bancárias, encargos financeiros; contas telefônicas, contas de água e luz, etc., devem ser registrados na coluna “Saídas” do livro Caixa, uma vez que se tratam de pagamentos efetuados.
g) Cobrança bancária de duplicatas:
Quando a empresa faz a remessa de duplicatas para cobrança por uma instituição financeira, não há registro a ser efetuado no livro Caixa.
O registro na coluna “Entradas” do livro Caixa será efetuado no momento em que a instituição financeira efetua o crédito correspondente à cobrança da duplicata.
h) Desconto de duplicatas:
O desconto de duplicatas será registrado no livro Caixa no momento em que ocorrer a operação de desconto com o correspondente aviso de crédito em conta corrente. O registro na coluna “Entradas” do livro Caixa será feito pelo valor líquido.
Quando alguma duplicata descontada não for paga pelo devedor, o banco devolve o título para a empresa beneficiária do desconto, debitando o valor correspondente em conta corrente. Neste caso, o aviso de lançamento feito pelo banco deverá ser escriturado na coluna “Saídas” do livro Caixa.
4. VALORES CONSTANTES DE BALANÇO ENCERRADO EM 31.12.2011
A empresa que, durante o ano-calendário 2011, procedeu à escrituração contábil com observância da Legislação Comercial e, a partir do ano-calendário 2012, optar pela escrituração do livro Caixa, deverá adotar os seguintes procedimentos:
a) consignar como saldo inicial no livro Caixa as disponibilidades existentes em 31.12.2011;
b) considerar nas colunas “Entradas” e “Saídas” do livro Caixa os recebimentos e os pagamentos originários de saldos existentes no balanço encerrado em 31.12.2011
5. PRAZO E PERIODICIDADE DA ESCRITURAÇÃO
Entendemos que a escrituração do livro Caixa para fins do lucro presumido deve ser efetuada dentro do prazo fixado para pagamento do Imposto de Renda. Desde janeiro/1997 o recolhimento do Imposto de Renda passou a ser trimestral. Desta forma, o livro Caixa deve ser escriturado até o último dia do mês seguinte ao do trimestre a que se refere a apuração.
No caso das empresas optantes pelo Simples Nacional, entendemos que a escrituração do livro Caixa deverá ser efetuada até o dia 20 (vinte) do mês subsequente a que se refere a apuração.
6. ABERTURA E ENCERRAMENTO DO LIVRO CAIXA
De acordo com a Questão nº 25, do BCE (Boletim Central Extraordinário) nº 021, de 25.02.1993, devemos observar que:
a) não há obrigatoriedade de o livro Caixa ser registrado em qualquer órgão ou repartição;
b) o livro Caixa deverá conter termos de abertura e de encerramento e será assinado pelo contabilista responsável e pelo representante legal da empresa.
6.1 - Termos de Abertura e de Encerramento
Abaixo, apresentamos modelos de termos de abertura e de encerramento do livro Caixa:
a) Termo de Abertura
LIVRO CAIXA
Nº de Ordem...
Contém este livro .... (....) folhas numeradas tipograficamente e seguidamente do nº .... ao nº .... e servirá para o lançamento dos pagamentos e recebimentos do contribuinte abaixo identificado:
Nome: ..........
Endereço: ......
Nº ....... Andar ...... Sala/Conj........
Bairro: ...........
Município: ........ Estado: ......
Com Registro nº .........
(Órgão do Registro no Comércio)
Sob nº ........ Arquivado em ..../.../....
Inscrição Estadual nº ..... CNPJ nº .....
Inscrição Municipal nº .....
.........., ...... de ........ de .............
Assinatura do Contabilista
Número do CRC
Assinatura do Contribuinte
b) Termo de Encerramento
LIVRO CAIXA
Nº de Ordem .....
Último Lançamento Efetuado em .../.../...
Contém este livro ..... (.......) folhas numeradas tipograficamente e seguidamente do nº .... ao nº ..... e serviu para o lançamento dos pagamentos e recebimentos do contribuinte abaixo identificado:
Nome: ......
Endereço: .....
Nº ..... Andar ..... Sala/conj.....
Bairro: ....
Município: ..... Estado: .....
Com Registro nº ..........
(Órgão do Registro no Comércio)
Sob nº ..... Arquivado em ...../....../.....
Inscrição Estadual nº ....... CNPJ nº .....
Inscrição Municipal nº .......
..........,...... de........de ...............
Assinatura do Contabilista
Número do CRC
Assinatura do Contribuinte
Fundamentação Legal: Já citados no texto.
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