1. INTRODUÇÃO
A Circular CEF nº 618, de 18 de março de 2013 (DOU de 21.03.2013) dá publicidade a versão 1.04 do Manual de Orientações - Retificação de Dados, Transferência de Contas Vinculadas e Devolução de Valores Recolhidos a Maior, como instrumento disciplinador dos procedimentos pertinentes, junto ao FGTS.
Nesta matéria será tratada sobre valores recolhidos indevidamente ou a maior do FGTS, conforme legislações em vigor, com suas considerações e procedimentos.
2. FGTS
O FGTS - Fundo de Garantia do Tempo de Serviço foi instituído pela Lei nº 5.107, de 13 de setembro de 1966, que criou os depósitos mensais, efetuados pelas empresas em nome de seus empregados como proteção no caso da demissão sem justa causa.
“Lei nº 8.036/1990. Art. 1º - O Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), instituído pela Lei n° 5.107, de 13 de setembro de 1966, passa a reger-se pela Lei nº 8.036, de 11 de maio de 1990.
“Lei nº 8.036, de 11 de maio de 1990, Art. 15 - Para os fins previstos nesta lei, todos os empregadores ficam obrigados a depositar, até o dia 7 (sete) de cada mês, em conta bancária vinculada, a importância correspondente a 8 (oito) por cento da remuneração paga ou devida, no mês anterior, a cada trabalhador, incluídas na remuneração as parcelas de que tratam os artigos 457 e 458 da CLT e a gratificação de Natal a que se refere a Lei n 4.090, de 13 de julho de 1962, com as modificações da Lei nº 4.749, de 12 de agosto de 1965.”
3. RESPONSÁVEL LEGAL
As retificações e transferências de contas vinculadas do FGTS, tratadas pela CAIXA, são de responsabilidade do empregador ou responsável legal que as solicitou, sujeitando-os às penalidades previstas na legislação e em contratos firmados entre as partes, pela inobservância das normas e pela falsidade das informações constantes nas solicitações, verificadas a qualquer tempo.
O empregador ou seu responsável legal passam a ser denominados “EMPREGADOR”, no presente Manual para fins de definição de competência e responsabilidade.
Compete ao empregador a retificação dos dados cadastrais das contas vinculadas de seus trabalhadores que apresentam inconsistências cadastrais por meio dos recursos previstos neste Manual.
O empregador captura na internet as Circulares CAIXA, os Formulários Retificadores e Manuais de Orientação, citados neste Manual, nos endereços eletrônicos abaixo relacionados:
a) Na área de download no sítio da CAIXA, www.caixa.gov.br, opção Downloads/ Circulares Caixa/FGTS e Downloads/FGTS;
b) No sítio do FGTS, www.fgts.gov.br, opção ‘Para o Empregador’.
Observação: Informações acima extraídas do "Manual de Orientações - Retificação de Dados, Transferência de Contas Vinculadas e Devolução de Valores Recolhidos a Maior", itens “1.1” a “1.2”, versão 1.04, conforme a Circular CEF nº 618, de 18 de março de 2013.
4. VALORES RECOLHIDOS INDEVIDAMENTE OU A MAIOR
O manual versão 1.04 reúne informações e orientações, aprovadas por meio de Circular CAIXA, referentes ao processo de retificação, transferência e devolução do FGTS. (http://downloads.caixa.gov.br/_arquivos/fgts/extrato/MANUAL_DE_RETIFICACAO_V0104.pdf).
Conforme a Circular CEF nº 618, de 18 de março de 2013, passou a vigorar a versão 1.04 do "Manual de Orientações - Retificação de Dados, Transferência de Contas Vinculadas e Devolução de Valores Recolhidos a Maior", instituído pela Circular CAIXA 462/2009. E O referido Manual define normas e procedimentos relativos às operações do FGTS, servindo como instrumento normativo e cabe ao empregador observar as disposições nele contidas.
5. RETIFICAÇÃO DE DADOS COM DEVOLUÇÃO DE FGTS - RDF
5.1 - São Passíveis De Devolução
Conforme o Manual versão 1.04, Capítulo IV, item “1”, aprovado pela Circular CEF n° 618/2013, são passíveis de devolução solicitada por meio do RDF (Anexo XIII), os valores recolhidos indevidamente ao FGTS, com uma das seguintes ocorrências:
a) Informação de depósito ou remuneração a maior;
b) Recolhimento em duplicidade;
c) Cancelamento de rescisão;
d) Informação incorreta do motivo da rescisão;
e) Recolhimento posterior à data do término do vínculo empregatício;
f) Recolhimento para trabalhador afastado temporariamente, com exceção dos casos de interrupção do contrato de trabalho, previstas na Lei 8.036/90, em que o recolhimento de FGTS é obrigatório (conforme Art.28 do Decreto 99.684/90);
g) Recolhimento posterior à mudança de regime jurídico de trabalho;
h) Informação da categoria indevida para o trabalhador;
i) Recolhimento a maior, em decorrência de erro na informação do SIMPLES;
j) Informação incorreta do Aviso Prévio;
k) Quitação de débito (GRDE, DERF) indevido;
l) Recolhimento a maior de encargos;
m) Recolhimento de cominações previstas no § 6º do art. 9º do Regulamento Consolidado do FGTS, para recolhimento rescisório realizado no período compreendido entre 16/02/1998 a 07/05/1998;
n) Recolhimento indevido da Contribuição Social instituída pela Lei Complementar nº 110.
o) Valor retido indevidamente no FPM - Fundo de Participação dos Municípios e FPE - Fundo de Participação dos Estados;
p) Informação incorreta de inscrição do empregador, desde que o recolhimento com a inscrição correta tenha sido realizado antes do pedido de devolução;
q) Informação incorreta de competência de recolhimento, desde que o recolhimento com a competência correta tenha sido realizado antes do pedido de devolução;
r) Erro no recolhimento do Depósito Recursal previsto no art. 899 da CLT, desde que haja autorização/esclarecimento judicial para devolução e/ou recolhimento recursal correto, com as devidas comprovações, ou ainda Certidão de Inexistência de processo trabalhista.
5.2 - Não São Passíveis De Devolução
Conforme o Manual versão 1.04, Capítulo IV, item “1.2”, aprovado pela Circular CEF n° 618/2013, não são passíveis de devolução, os valores recolhidos indevidamente ao FGTS, que se segue abaixo:
a) Depósito efetuado por liberalidade do empregador ao diretor não empregado, equiparado a empregado;
b) Depósito efetuado na conta vinculada do trabalhador cujo contrato de trabalho seja declarado nulo nas hipóteses previstas no art. 37, § 2º, da Constituição Federal.
6. CONDIÇÕES PARA DEVOLUÇÃO
De acordo com o Manual citado, Capítulo IV, item “1.3”, a devolução de valores incorretamente recolhidos ao FGTS é efetivada em favor dos empregadores desde que:
a) Não possua Depósitos a Discriminar no cadastro do FGTS, devedores ou credores;
b) Esteja em situação regular com o FGTS, inclusive nos empréstimos lastreados com recursos do Fundo, em âmbito nacional;
c) Inexista ausência de outros depósitos devidos ao trabalhador no decorrer do contrato de trabalho objeto de devolução;
d) A conta vinculada do trabalhador possua saldo na data da devolução, ainda que suficiente, apenas para restituição parcial;
e) Comprovação de recolhimento correto no caso de devolução por erro de Inscrição ou Competência.
7. REQUERIMENTO PARA DEVOLUÇÃO ATRAVÉS DA RDF
De acordo com o Manual citado, Capítulo IV, item “1.4” são anexados ao formulário RDF (Retificação com Devolução do FGTS – Anexo XIII), os seguintes documentos:
a) Cópia da guia de recolhimento, objeto da devolução, seu comprovante de pagamento e a Relação de Empregados - RE;
b) Cópias das duas guias de recolhimento (incorreta e da correta), no caso de recolhimentos efetuados em duplicidade, informação incorreta de competência ou informação incorreta de inscrição do empregador;
c) Cópia da procuração específica, quando o signatário do pedido de devolução não for o representante legal da empresa nominada no contrato social;
d) Cópia da identidade do procurador;
e) Cópia de documento que comprove que a conta bancária informada na RDF é de titularidade do empregador;
f) Declaração de autorização de débito, assinada pelo representante legal da empresa cuja inscrição foi utilizada indevidamente (Anexo XIV), para o motivo de devolução informação incorreta de inscrição do empregador.
7.1 - Entrega Da RDF E Documentação
A entrega do formulário RDF, acompanhado da documentação comprobatória pertinente, somente acontece nas agências da CAIXA e, nas localidades onde não exista agência da CAIXA, diretamente à Gerência de Filial do FGTS - GIFUG - de domicílio da conta (Anexo III), observando detalhamento contido no Anexo XV (Item “1.5”, Capítulo IV, do Manual citado).
7.2 – Formulário Da RDF
O Formulário RDF está disponível para download no sítio da CAIXA, na internet, opção downloads/FGTS/Retificação de Dados, ou no sítio do FGTS, opção ‘Para o Empregador’/Retificação de Dados/ ‘Veja os documentos disponíveis para download’.
“RDF - Retificação com Devolução do FGTS - Anexo XIII”.
7.3 – Exemplos De Retificações
Os exemplos nos subitens abaixo foram extraídos do Manual em questão, no Capítulo IV, item “1.6”.
Observação: Todas as informações completas sobre o preenchimento da RDF, encontra-se no Manual citado nesta matéria.
7.3.1 - Retificação Com Devolução Por Cancelamento De Rescisão
Exemplo n° 29 - Retificação com Devolução por cancelamento de rescisão:
A empresa recolheu guia rescisória no dia 13/09/2006 em nome de um de seus empregados. No dia 14/09/2006, a referida empregada apresentou um atestado médico que declarava gravidez.
A empresa, para cancelar a rescisão, preenche formulário RDF, campos 1 a 15 com a identificação do empregador e da guia paga, 19 a 24 com o motivo da devolução e dados do trabalhador e 28 a 31, com os valores de depósito ou remuneração pleiteados.
Também deve anexar comprovante de conta bancária de titularidade do empregador para depósito do valor a ser devolvido, com cópia da GRRF autenticada e do demonstrativo do trabalhador.
NOTA: No momento da entrega da solicitação na CAIXA, exige-se do empregador apresentar documentação necessária para a confirmação da assinatura do formulário RDF por representante legal da empresa.
7.3.2 - Retificação Com Devolução Por Informação De Depósito Ou Remuneração A Maior
Exemplo n° 30 - Retificação com Devolução por informação de depósito ou remuneração a maior:
A empresa recolheu a competência 07/2008 informando uma remuneração a maior para um de seus trabalhadores no valor de R$ 1.500,00, sendo que o correto seria de R$ 1.000,00.
Para corrigir essa ocorrência, o empregador preenche o RDF, campos 1 a 15 com a identificação do empregador e da guia paga, 19 a 24 com o motivo da devolução e dados do trabalhador, 28 a 31, com os valores de depósito ou remuneração pleiteados. Anexar comprovante de conta bancária de titularidade do empregador para depósito do valor a devolver e cópia da GFIP/GRF autenticada com a respectiva RE - Relação de Empregados.
7.3.3 - Retificação Com Devolução Por Informação De Depósito Ou Remuneração A Maior Em Recolhimento Rescisório
Exemplo n° 31 - Retificação com Devolução por informação de depósito ou remuneração a maior em recolhimento rescisório:
O empregador recolheu GRRF para uma de suas trabalhadoras com informação de saldo para fins rescisórios a maior.
Para corrigir essa ocorrência, o empregador preenche o RDF, campos 1 a 15 com a identificação do empregador e da guia paga, 19 a 24 com o motivo da devolução e dados do trabalhador, 28 a 31, com os valores de depósito ou remuneração pleiteados. Anexar comprovante de conta bancária de titularidade do empregador para depósito do valor a devolver, cópia da GRRF autenticada, cópia do demonstrativo do trabalhador, e formulário de Retificação de Recolhimentos Rescisórios – RRR, pois, neste caso, a devolução ocorre após o reprocessamento do recolhimento rescisório.
7.3.4 - Retificação Com Devolução Por Informação Incorreta De Inscrição Do Empregador
Exemplo n° 32 - Retificação com Devolução por informação incorreta de inscrição do empregador:
O empregador efetuou o recolhimento da competência 08/2003 incorretamente utilizando o CNPJ de outra empresa.
Para corrigir essa ocorrência, o empregador efetua novo recolhimento da competência 08/2003 utilizando-se de sua inscrição. Preenche o formulário RDF, campos 1 a 15 com a identificação do empregador e da guia paga, o campo 19 com o motivo da devolução, e os campos 28 a 31 com os valores de depósito ou remuneração pleiteados. Anexar comprovante de conta bancária de titularidade do empregador para depósito do valor a devolver, cópia da GFIP/GRF incorreta, cópia da nova GFIP/GRF recolhida na inscrição correta e declaração de autorização de débito (Anexo XIV), preenchida pela empresa onde ocorreu o recolhimento incorreto.
NOTA: O formulário RDF é obrigatoriamente preenchido pela empresa que realizou o recolhimento indevido.
7.3.5 - Retificação Da Remuneração Sem Devolução Para O FGTS E Devolução Por Recolhimento Posterior À Data Do Término Do Vínculo Empregatício
Exemplo n° 33 - Retificação da remuneração sem devolução para o FGTS e devolução por recolhimento posterior à data do término do vínculo empregatício:
Um trabalhador teve o contrato de trabalho vigente de 02/01/2007 à 12/09/2007, sendo readmitido em 02/01/2008, onde permanece até hoje. O empregador não atualizou a folha de pagamento e continuou a efetuar os recolhimentos com os dados do primeiro vínculo, incluindo as competências 10, 11 e 12/2007.
Para correção das competências 01/2008 em diante, relativas ao segundo contrato, o empregador apresenta o formulário RDT com a seção 1 e 2 preenchidas com dados do empregador e do trabalhador, respectivamente. Relacionar na seção 5 as competências a retificar e remunerações correspondentes, informando o contrato incorreto no campo “DE” e o contrato correto no campo “PARA”.
Para regularização das competências 10, 11 e 12/2007, o empregador preenche o RDF, campos 1 a 15 com a identificação do empregador e da guia paga, 19 a 24 com o motivo da devolução e dados do trabalhador, 28 a 31 com os valores de depósito ou remuneração pleiteados. Anexar comprovante de conta bancária de titularidade do empregador para depósito do valor a devolver e cópia da GFIP/GRF autenticada com a respectiva RE - Relação de Empregados.
8. OUTRAS CONSIDERAÇÕES
Segue abaixo outras considerações a serem observadas pelos empregados. (Extraídas do Capítulo IV, item “1.3”, em NOTA de 1 a 6, do Manual em questão (item “8” e subitem “8.1” desta matéria).
1. A devolução de valores recolhidos indevidamente ao FGTS em decorrência de erro na inscrição do empregador ou de erro na informação da competência recolhida fica condicionada à realização do recolhimento prévio dos valores devidos com a inscrição e/ou competência correta.
2. A devolução de valores, no caso de depósito recursal, realizado para garantia de recurso, ocorre desde que haja autorização/ esclarecimento judicial para devolução e/ ou recolhimento recursal correto, com as devidas comprovações; sendo que se o recolhimento for relativo a processo inexistente, cabe a apresentação de certidões negativas da Justiça do Trabalho, comprovando a inexistência de ação trabalhista.
3. É permitida a devolução ao empregador da guia recursal quando identificada a duplicidade no recolhimento do mesmo documento de arrecadação e/ ou para o mesmo processo/ parte.
5. Na hipótese da conta vinculada apresentar saldo parcial, em função de saque/ débito anterior, a devolução é limitada ao saldo existente.
6. O saldo existente em conta vinculada referente a contrato de trabalho com a administração pública direta e indireta, no qual o contrato tenha sido declarado nulo até 28 de julho de 2001, pertence ao trabalhador, portanto, não é motivo e devolução.
8.1 – Compensação Automática
4. É aplicado o instituto da compensação automática, quando o empregador, possuir recolhimento indevido e fizer jus à devolução de valores, e possuir, ao mesmo tempo, débitos identificados junto ao FGTS.
9. PRAZO PARA PROCESSAMENTO DAS RETIFICAÇÕES
Conforme tipo de demanda e documento utilizado para solicitação, a CAIXA realiza o processamento num período de 07 a 30 dias útil. (Anexo II), conforme item “5” do manual citado.
10. RETIFICAÇÃO DA SEFIP
Conforme o Manual citado nesta matéria deverá ser feita a retificação devida da SEFIP.
Segue abaixo, extraído do Manual SEFIP 8.4, Capítulo V – Retificação de Informações, alguns exemplos, a respeito de retificação. Outras situações verificar no próprio Manual SEFP 8.4:
“Ressalta-se que para a devolução de valores recolhidos a maior referentes ao FGTS, observar as orientações contidas na Circular CAIXA que trata da matéria” (Manual SEFIP 8.4, Capítulo V).
Exemplo n° 4: Inclusão de trabalhadores e retificação de recolhimento a maior ao FGTS:
Foi transmitida GFIP/SEFIP para o estabelecimento 0001, a competência 11/2005, o código de recolhimento 115 e o FPAS 507, contendo 12 trabalhadores (campo Modalidade branco ou 1). Posteriormente foi verificado que o correto seriam 15 trabalhadores e para um dos trabalhadores da GFIP/SEFIP anteriormente apresentada, foi informada remuneração de R$ 1000,00 quando correto era R$ 800,00.
Para correção, deve ser transmitida uma nova GFIP/SEFIP para a mesma chave da GFIP/SEFIP incorreta e contendo a informação devida; ou seja, para o estabelecimento 0001, a competência 11/2005, o código de recolhimento 115 e o FPAS 507. Os trabalhadores da GFIP/SEFIP anteriormente apresentada e o trabalhador com a remuneração retificada devem ser informados com a Modalidade 9. Os trabalhadores omitidos na GFIP/SEFIP anteriormente apresentada devem ser informados na nova GFIP/SEFIP com as Modalidades branco ou 1”.
Exemplo n° 12: Recolhimento em duplicidade para o FGTS:
Foram transmitidas duas GFIP/SEFIP para o estabelecimento 0001, a competência 11/2005, o código de recolhimento 115 e o FPAS 515, contendo 25 trabalhadores (Modalidade branco ou 1). O total da remuneração era diferente em cada uma.
Para regularização, deve ser transmitida outra GFIP/SEFIP para a mesma chave da GFIP/SEFIP correta; ou seja, para o estabelecimento 0001, a competência 11/2005, o código de recolhimento 115 e o FPAS 515, confirmando as informações da GFIP/SEFIP correta. Os trabalhadores devem constar com a Modalidade 9.
Exemplo n° 13: Recolhimento do FGTS em duplicidade – FPAS diferentes:
Foram transmitidas duas GFIP/SEFIP, com as seguintes chaves:
Estabelecimento 0001, competência 11/2005, código de recolhimento 115 e FPAS 507.
Estabelecimento 0001, competência 11/2005, código de recolhimento 115 e FPAS 515.
O correto era o FPAS 507.
Deve ser transmitido um pedido de exclusão para a GFIP/SEFIP incorreta (FPAS 515). O pedido de exclusão é feito no próprio SEFIP, em “Abertura do Movimento”, selecionando a opção “Pedido de exclusão de informações anteriores”. É necessário informar os dados da chave da GFIP/SEFIP a excluir: competência 11/2005, código de recolhimento 115, para o estabelecimento 0001, com o FPAS 515.
Neste caso, há direito à devolução do FGTS recolhido indevidamente, observadas as orientações contidas na Circular CAIXA que trata da matéria.
Exemplo n° 14: Recolhimento indevido para o FGTS, quando o correto era ausência de fato gerador:
Foi transmitida GFIP/SEFIP para o estabelecimento 0001, a competência 11/2005, o código de recolhimento 115 e o FPAS 507, contendo 10 trabalhadores (Modalidade branco).
Na verdade, o correto era somente comunicar “Ausência de Fato Gerador (sem movimento)”.
Deve ser transmitido um pedido de exclusão para a GFIP/SEFIP. O pedido de exclusão é feito no próprio SEFIP, em “Abertura do Movimento”, selecionando a opção “Pedido de exclusão de informações anteriores”. É necessário informar os dados da chave da GFIP/SEFIP a excluir: competência 11/2005, código de recolhimento 115, para o estabelecimento 0001, com o FPAS 507.
Neste caso, há direito à devolução do FGTS recolhido indevidamente, observadas as orientações contidas na Circular CAIXA que trata da matéria.
Para comunicar a “Ausência de Fato Gerador”, transmitir nova GFIP/SEFIP com o indicativo de ausência de fato gerador (sem movimento).
Caso a Modalidade da GFIP/SEFIP indevida seja 1, observar as orientações da Circular Caixa que estabelece procedimentos pertinentes à retificação de informações ao FGTS, transferência de contas FGTS e à devolução de valores recolhidos ao FGTS.
NOTA: O pedido de exclusão deve ser transmitido antes da GFIP/SEFIP com a informação da ausência de fato gerador (sem movimento).
Fundamentação Legal: Já citados no texto.
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