E-SOCIAL/SPED

1. INTRODUÇÃO

A Emenda Constitucional nº 42, aprovada em 19 de dezembro de 2003, introduziu o inciso XXII ao art.37 da Constituição Federal, que determina às Administrações Tributárias da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios atuarem de forma integrada, inclusive com o compartilhamento de cadastros e de informações fiscais (site da Receita Federal do Brasil).
2. EFP
"O EFD Social (Escrituração Fiscal das Obrigações Previdenciárias, Fiscais e Trabalhistas do Empregador) faz parte do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) e foi instituído com a publicação do Decreto nº 6.022 de 22 de janeiro de 2007”.
O objetivo do EFD Social é a simplificação e a facilidade no cumprimento das obrigações tributárias acessórias, ou seja, com esse novo sistema, o empregador não terá que preencher vários formulários, declarações e registros públicos, tais como, folha de pagamento, GFIP, CAGED, RAIS, CAT, DIRF, entre outros, ele irá preencher apenas o EFD Social que agrupará todas as informações.
Ressalta-se, então, que o EFD Social reúne todas as informações em um único sistema, o qual todos os órgãos terão acesso, e com isso, reduz o número de obrigações acessórias que o empregador tem que cumprir.
3. SPED
O SPED- Sistema Público de Escrituração Digital é instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração contábil e fiscal dos empresários e das pessoas jurídicas, inclusive imunes ou isentas, mediante fluxo único, computadorizado, de informações (artigo 2º, Decreto nº 7.979, de 8 de abril de 2013).
3.1 – Objetivo
O Sped tem como objetivos, entre outros (site da Receita Federal do Brasil):
a) promover a integração dos fiscos, mediante a padronização e compartilhamento das informações contábeis e fiscais, respeitadas as restrições legais;
b) racionalizar e uniformizar as obrigações acessórias para os contribuintes, com o estabelecimento de transmissão única de distintas obrigações acessórias de diferentes órgãos fiscalizadores;
c) tornar mais célere a identificação de ilícitos tributários, com a melhoria do controle dos processos, a rapidez no acesso às informações e a fiscalização mais efetiva das operações com o cruzamento de dados e auditoria eletrônica.
Conforme a Receita Federal do Brasil, também o SPED pode:
a) propiciar melhor ambiente de negócios para as empresas no País;
b) eliminar a concorrência desleal com o aumento da competitividade entre as empresas;
c) o documento oficial é o documento eletrônico com validade jurídica para todos os fins;
d) utilizar a Certificação Digital padrão ICP Brasil;
e) promover o compartilhamento de informações;
f) criar na legislação comercial e fiscal a figura jurídica da Escrituração Digital e da Nota Fiscal Eletrônica;
g) manutenção da responsabilidade legal pela guarda dos arquivos eletrônicos da Escrituração Digital pelo contribuinte;
h) redução de custos para o contribuinte;
i) mínima interferência no ambiente do contribuinte;
j) disponibilizar aplicativos para emissão e transmissão da Escrituração Digital e da NF-e para uso opcional pelo contribuinte.
4. E-SOCIAL
O eSocial é um projeto do governo federal que vai coletar as informações descritas no Objeto do eSocial, armazenando-as no Ambiente Nacional do eSocial, possibilitando aos órgãos participantes do projeto, sua efetiva utilização para fins previdenciários, fiscais e de apuração de tributos e do FGTS.
O eSocial é a Escrituração Fiscal Digital Social e consiste na escrituração digital da folha de pagamento e das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais. Esse programa é muito mais do que uma obrigação acessória, trata-se de um sistema de controle de tributos, atividades laborais, sistema estatístico laboral e econômico.
"O eSocial é um novo componente do SPED é também conhecido como EFD-Social ou Sped Folha, é um dos elementos do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), e abrangerá a folha de pagamento e as obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais relativas aos vínculos trabalhistas. Além de atender às demandas de informação da Receita Federal, esse projeto inclui o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), a Caixa Econômica Federal (CEF), o Conselho Curador do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) e a Justiça do Trabalho. Tende formalizar digitalmente as informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais referentes a todos os empregados e empregadores, tanto da iniciativa privada quanto da pública”.

4.1 - Classificação

As informações podem ser classificadas em três tipos, a saber:
a) Eventos trabalhistas: é uma ação ou situação advinda da relação entre empregador e trabalhador, como por exemplo, a admissão de empregado, alteração de salário, exposição do trabalhador a agentes nocivos, etc.
b) Folha de Pagamento;
c) Outras informações tributárias, trabalhistas e previdenciárias: são aquelas previstas na lei nº 8212, de 1991, e em Normas Regulamentadoras do Ministério do Trabalho e Emprego – MTE.
4.2 - Objetivos
O objetivo do eSocial é formalizar em meio digital as informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais relativas aos empregados, empregadores, contribuintes individuais.
E um dos principais objetivos do eSocial é a substituição de obrigações, tais como: CAGED, RAIS, SEFIP e GFIP, e para diminuir a excesso de envio de informações por parte das empresas, pois com esse sistema todos os órgãos fiscalizadores poderão acessar um único documento.
"O projeto eSocial abrange a Receita Federal do Brasil, o Ministério do Trabalho e Emprego, o INSS e a Caixa Econômica Federal, e tem como premissa a consolidação das obrigações acessórias da área trabalhista em uma única entrega. O E-Social reunirá e dará quitação a diversas obrigações que atualmente são enviadas em momentos e formas distintas.
Está também inserido no projeto, a entrega de todas as declarações, os resumos para recolhimento de tributos referentes da relação trabalhista e previdenciária, como também as informações relevantes acerca do contrato de trabalho”.

4.3 – Portal Do ESocial - Módulo Do Empregador Doméstico

Como já foi visto o eSocial é um projeto do governo federal que vai unificar o envio de informações pelo empregador em relação aos seus empregados.

No site da Receita Federal do Brasil, encontra-se a versão do portal eSocial que é de uso opcional e atende apenas o empregador doméstico para registro de informações referentes às competências a partir do mês de junho de 2013, independente da data de admissão do empregado.
5. RET

As informações dos Eventos Trabalhistas alimentarão uma base de dados denominada RET – Registro de Eventos Trabalhistas.
Todos os arquivos de eventos, ao serem transmitidos, passarão por validação e somente serão aceitos se estiverem consistentes com o RET. Por exemplo, um evento de desligamento de empregado só será aceito se para aquele empregado tiver sido enviado anteriormente, o evento de admissão. Outro exemplo, um evento de afastamento temporário somente será aceito se o empregado já não estiver afastado.
O RET também será utilizado para validação da folha de pagamento, que só será aceita se todos os trabalhadores constantes no RET como ativos constarem na mesma e, por outro lado, todos os trabalhadores constantes da folha de pagamento constarem no RET.
Além dos empregados, outras categorias de trabalhadores também serão objeto de informações que alimentarão o RET, como os trabalhadores avulsos, os dirigentes sindicais e algumas categorias de contribuintes individuais, como diretores não empregados e cooperados.
6. IDENTIFICADORES
O eSocial deverá abranger todos empregadores que contratam empregados e também serviços.
O sistema também envolverá a escrituração da folha de pagamento, todos os eventos sociais, a contratação de empregados, alterações posteriores de cargos, afastamentos, gozo de férias, atestado de saúde ocupacional, rescisões de contrato, ações trabalhistas, dissídios, como também a contratação de prestadores de serviços (pessoas físicas e jurídicas), ou seja, irá envolver diversos departamentos das empresas.
6.1 - Empregadores
A partir da data de entrada em vigor do eSocial os empregadores serão identificados apenas pelo CNPJ, se pessoa jurídica e apenas pelo CPF, se pessoa física. No lugar da matrícula CEI para as pessoas físicas, foi criado o CAEPF – Cadastro de Atividades da Pessoa Física, que será um número sequencial, acoplado ao número do CPF. A pessoa física deverá providenciar registro no CAEPF, obedecendo a normas previstas em ato normativo próprio a ser publicado oportunamente. No lugar da matrícula CEI para as obras de construção civil, foi criado o CNO – Cadastro Nacional de Obras, que será sempre acoplado a um CNPJ ou CPF. As matrículas CEI existentes na data de implantação do eSocial relativas a obras, comporão o cadastro inicial do CNO.

6.2 - Trabalhadores

Os trabalhadores, por sua vez, terão como identificadores obrigatórios, o CPF e o NIS (NIT, PIS ou PASEP). O par "CPF x NIS” deverá estar consistente com o CNIS – Cadastro Nacional de Informações Sociais e será validado no ato da transmissão. Sua inconsistência gerará recusa no recebimento da informação.

Os empregadores deverão dar atenção especial às informações cadastrais de seus trabalhadores, certificando-se de sua consistência com o CNIS e, se necessário, proceder a regularização das inconsistências antes da data de entrada em vigor do eSocial.

7. TRANSMISSÃO DOS ARQUIVOS

a) Eventos Trabalhistas: os arquivos relativos a eventos trabalhistas deverão ser gerados e transmitidos na medida em que ocorrerem, observando os prazos previstos na legislação em vigor para cada informação. Assim, ao se admitir um empregado, o arquivo com a respectiva informação deverá ser transmitido antes que o empregado inicie suas atividades profissionais.

Para cada evento trabalhista deve ser gerado um arquivo único, no leiaute especificado para o evento ocorrido. Há um leiaute diferente para cada um dos tipos de eventos trabalhistas.

b) Folha de Pagamento e Outras Informações Previdenciárias, Trabalhistas e Fiscais: será composta de diversos arquivos, cujo número vai variar de acordo com o conteúdo a ser transmitido. O início da transmissão deverá ser feito com o arquivo de Abertura e sua finalização com o arquivo de encerramento. Durante a transmissão, se um arquivo com a mesma informação for enviado mais de uma vez, o arquivo mais recente será o arquivo válido e o enviado anteriormente será desprezado. Por exemplo, se a remuneração de um empregado for enviada mais de uma vez antes do encerramento da folha, será considerada válida, a última informação, considerando os campos que compõem a chave primária que identificam o arquivo.


8. PRAZO PARA UTILIZAÇÃO DO E-SOCIAL

De acordo com informação no site da Receita Federal, o projeto e-social está em fase de estudos na própria Receita Federal e nos demais entes públicos interessados, tendo como objetivo abranger a escrituração da folha de pagamento e, em uma segunda fase, o Livro Registro de Empregados.

O artigo 1º do Ato Declaratório Executivo SUFIS n° 05/2013 aprovo o leiaute dos arquivos que compõem o Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial), que será exigido para os eventos ocorridos a partir da competência de janeiro de 2014.

Fundamentação Legal: Citadas no texto, site da Receita Federal do Brasil e Manual De Orientação Do eSocial - Versão 1.0 - 17 de Julho de 2013.